photo: linkedin
ملخص كتاب 15 سرا يعرفها الناجحون حول إدارة الوقت بقلم كيفن كروس
مقدمة
الحياة العصرية مليئة بلصوص الوقت
مثل هاتفك الذي الذي يرن في جيبك بأحدث تغريدة
أو زميل يقاطعك في منتصف عمل هام
أو وابل من من رسائل البريد الإلكتروني و الإشعارات اليومية
إن وقتك يسرق منك باستمرار
دقيقة بعد دقيقة ساعة بعد ساعة
و بمجرد ضياع هذا الوقت لا يمكنك إستعادته مرة أخرى
للحفاظ على تركيزك و التأكد أن لصوص الوقت هؤلاء لا يسيطرون عليك
عليك الإحتفاظ ببعض الحيل في جعبتك
و هذا ما سنقدمه لك في هذا الملخص
الفصل الأول : الوقت هو أعظم ممتلكاتك و يجب إنفاقه بحكمة
هل تمنيت يوما أن يكون لديك ساعة إضافية في اليوم ؟
ربما للقراءة أو ممارسة الرياضة أو الجلوس مع الأشخاص الذين تحبهم
يمكنك ذلك و ليس هناك حاجة لشيئ سحرس
لكن أولا ، علينا أن نفهم كم هو الوقت ثمين
هذا هو السبب في أن السر الأول لإدارة الوقت هو معرفة أن الوقت هو أثمن ما تملكه
و أنه بمجرد ضياعه لا يمكنك إستعادته أبدا
هناك طريقة جيدة لمراقبة هذا المورد الثمين و هي تقسيمه
فمثلا ، هناك 1440 دقيقة في اليوم
و يجب استثمار كل منها بحكمة
لتذكير نفسه بهذه الحقيقة
قام المؤلف بوضع ملصق كتب عليه
1440 على باب مكتبه
يذكره بالوقت المحدود في كل يوم
حسنا ، هناك مجموعة من المهام اليوميةالتي يمكنك فعلها في الواقع في دقيقة واحدة
مثل تمارين الضغط أو قراءة قصيدة أو سقي نبات
هذه الحقيقة تجعل الدقائق مفتاح مراقبة وقتك
بما أنك الآن تقدر الوقت الثمين
فقد حان الوقت للبدء في تحديد الأولويات
و هذا هو السر الثاني
تحديد المهمة الأكثر أهمية بالنسبة لك
هذه هي المهمة الوحيدة التي سيكون لها أكبر تأثير على حياتك أو عملك
على سبيل المثال
إذا حدد أحد كبار المسؤولين التنفيذيين هدفا لتطوير تطبيق جديد
فقد تكون أولويته هي توظيف مبرمج جديد
أو قد تكون الأولوية بالنسبة لرئيس تنفيذي مبتدئ هي تقديم عرض تقديمي رائع للحصول على إستثمار كبير
أظهرت الأبحاث أن وضع أولوية يوميا مهما كانت
يؤدي إلى مستويات أعلى من السعادة و تحسين التركيز
الفصل الثاني : إستخدم التقويم بدل قائمة المهام
كثير من الناس تثقل كاهلهم قوائم المهام التي لا تنتهي
ألق نظرة على قائمتك
كم عدد المهام التي ضلت باقية هناك لأسابيع
من المحتمل أن يكون لديك على الأقل عدد قليل من هذه المهام
و أفضل طريقة للتعامل معها هي أن تأتي بتقويم قديم الطراز
هنا يأتي دور السر الثالث
تخلص من قائمة مهامك و اعمل بالتقويم القديم للتخلص من ضغوط يومك
نوصلت الأبحاث إلى أن 41% في المتوسطمن العناصر الموجودة في قوائم المهام لا تكتمل أبدا
أحد أسباب هذه الإحصائية الصادمة هو أن المهام في مثل هذه القوائم عادة لا تكون
مصحوبة بملاحظة توضح المدة التي سيستغرقها إكمالها
ونتيجة لذلك ، فإن المهام الأكثر صعوبة أو الأقل أهمية يتم تجاهلها بشكل عام
قد لا تكون هذه مشكلة
باستثناء حقيقة أن العناصر غير المكتملة
في قائمة المهام الخاصة بك
ستؤدي حتما إلى الكثير من التوتر
الذي يمكن تجنبه بسهولة
في الواقع ، إكتشف باحثون من جامعة ؤلاية فلوريدا
أنه يمكنك تجنب هذا التوتر بمجرد وضع خطة لإكمال مهمة ما
تقدم لاعبة الجمباز الأولمبية شانون ميلر مثالا جيدا
لقد نجحت في قضاء الوقت مع عائلتها و إكمال واجباتها المدرسية
و التدرب من أجل الألعاب الأولمبية حتى إجراء المقابلات الإعلامية
كل ّلك من خلال تحديد الوقت للقيام بمهام ذات أولوية
تعرف هذه الإستراتيجية بإسم حضر الوقت أو ملاكمة الوقت
و بشكل لا يصدق ، كل ما تتطلبه هو الحفاظ على تقويم مفصل
من خلال القيام بذلك أجبرت ميلر نفسها على تحديد أولويات المهام
التي من شأنها أن تقربها من تحقيق هدفها
و حتى يومنا هذا فإنها تحتفظ بجدول زمني تقريبا دقيقة بدقيقة
و مع ذلك ستواجه حتما مهام في تقويمك لا يمكنك إنجازها
عندما يحدث هذا
بدلا من السماح لهذا الأمر بإحباطك ما عليك إلا إعادة الجدولة
مثلا إذا ما كنت ما تذهب إلى صالة الألعاب الرياضية في الظهيرة
و لكن لديك رحلة للحاق بها في نفس الوقت
فما عليك سوى نقل التمرين إلى وقت مبكر من اليوم
الفصل الثالث : المستقبل في مواجهة المماطلة
هناك موعد نهائي يقترب
و بدلا من العمل في المشروع قيد البحث
تجد نفسك مشغولا بالفيسبوك أو بإرسال رسائل نصية إلى صديقك
أو مشاهدة برنامجك المفضل
التسويف أمر صعب ، لكن لحسن الحظ
هناك إستراتيجيات للتحرر منه و البدء في إنجاز الأمور
هذا هو المكان الذي يأتي فيه السر الرابع
يمكن التغلب على التسويف من خلال تخيل نفسك في المستقبل
بعد كل شيئ ، أنت لا تماطل لأنك كسول
و لكن لأنك لا تملك الدافع الكافي
يمكن أن يؤدي تخيل نفسك في المستقبل إلى حل هذه المشكلة
و هو أمر بسيط بساطة طرح سؤالين على نفسك
ما المتعة التي سأحصل عليها من خلال القيام بهذا الشيئ ؟
و الألم الذي سأشعر به إذا لم أفعل ذلك
على سبيل المثال ، إذا كان هدفك هو ممارسة التمارين الرياضية كل يوم
لكن لا يمكنك جعل نفسك تمارس الرياضة
نخيل فقط بطنك الضخمة و شعورك الدائم بالخمول
مثل هذا الروتين العقلي سيخرجك من الأريكة إلى ممارسة التمرين
في الوقت نفسه ، يمكن أن يساعدك الصدق بشأن الإجراءات
التي ستتخذها في المستقبل على تحقيق أهدافك
مثلا ، إذا كنت تعلم أنك ستميل إلى تناول وجبات خفيفة غير صحية
خلال فترة الراحة ، فيمكنك حماية نفسك من خلال التخلص من جميع الأطعمة السريعة في منزلك
يمكنك حتى أن تخطو خطوة أخرى
عن طريق ملئ المنزل بالخيارات الصحية مثل الخضر و المكسرات
من هناك يمكنك الإنتقال إلى السرالخامس
سيكون هناك دائما المزيد للقيام به
لا يمكنك فعل كل شيئ و في الواقع هذا أمر جيد و عادي
الفصل الرابع : دون ملاحظاتك ، و غبتعد عن تصفح البريد الإلكتروني
هل خطرت لك فكرة رائعة أثناء التسوق ؟
أو أثناء المشي للتنزه
ألن يكون رائعا بدلا من بذل الجهد لتذكر تلك الفكرة لاحقا
يمكنك فقط تدوينها للرجوع إليها
هذا هو السبب في أن السر السادس هو أن يكون لديك دائما في متناول يدك شيئ يمكن أن تدون عليه أفكارك
مثل دفتر أو أي جهاز يمكنك من فعل ذلك
بعد كل شيئ ، تدوين أفكارك سيساعدك على التمسك بها
يقول مؤسس مجموعة فيرجين السير ريتشارد برانسون
إنه لم يكن ليبني إمبراطوريته التجارية بدون دفتر ملاحظاته الموثوق به
لقد كان ملتزما جدا بكتابة أفكاره لدرجة أنه ذات مرة
عندما كانت لديه فكرة عمل و ليس لديه دفتر ملاحظات
كتب الفكرة في جواز سفره
بالنسبة له إذا لم يتم تدوين الفكرة فقد تضيع إلى الأبد
إن تدوين الملاحظات باليد ، أي على دفتر يساعد ذاكرتك أيضا
على سبيل المثال ، و جد عالما النفس دان مولر و دانيال أوبنهارمر
أن الطلاب الذين كتبوا ملاحظاتهم يدويا أثناء أثناء عروض أحاديث تاد
كانوا أكثر قدرة على تذكر المواد من الطلاب الذين سجلوا ملاحظات على
أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بهم
تدوين أفكارك أمر بالغ الأهمية
مثل الحفاظ على التحكم في جدولك
حيث يأتي السر السابع و هو بنفس الأهمية
في الواقع ، خلافا للإعتقاد الشائع
فإن التحقق المستمر من رسائل البريد الإلكتروني غير مثمر
و ذلك لأن التوقع الذي شعرت به
عند فحص بريدك الوارد ،يمكن مقارنته بسحب مقبض ماكينة القمار
في الكثير من الأحيان تتحقق من رسائلك و لا يوجد شيئ جديد
و لكن في بعض الأحيان تكون هناك رسالة جديدة
عدم القدرة على هذا التنبؤيسبب الإدمان
و يبدأ المرء في التحقق أكثر فأكثر
على أمل الحصول على جرعة الدوبامين التي تقدمها الرسالة
من الواضح أن هذا يكلفك الوقت و يقطع تركيزك
الفصل الخامس : إستمر في التحكم في وقتك عن طريق تجنب الإجتماعات ، و تعلم قول لا
إذا كان لديك وظيفة مكتبية من قبل
أنت حتما تعلمكيف يمكن أن تكون الإجتماعات مملة بشكل لا يصدق
لكن هذه ليست المشكلة الوحيدة في الإجتماعات
السر الثامن يقول أن معظم الإجتماعات غبر فعالة
و لا يجب عليك جدولتها إلا كملاذ أخير
في الواقع ، وجد إستطلاع عام 2015
أن 35% من المستجيبين إعتبرو أن إجتماعات الحالة الأسبوعية مضيعة للوقت
و هذا لسببين رئيسيين ، أولا وفقا لقانون باركنسون التافه
يميل المشاركون في الإجتماع إلى إضاعة الكثير من الوقت في قضايا تافهة
ثانيا ، يهيمن المنفتحون عادة على الإجتماعات
مما يجعل الآخرين أقل إحتمالية للمشاركة
نتيجة لذلك ، قد لا يتم تبادل المعلومات القيمة خلال مثل هذه الإجتماعات
ومع ذلك إذا كان عليك عقد إجتماع ، فغختر أن يكون جميع الحاظرين واقفين بدلا من الجلوس
قد يبدو هذا غريبا ، لكن الباحثين في جامعة واشنطن
وجدوا أن الإجتماعات التي يقف خلالها المشاركون تِؤدي إلى تعاون أفضل
و تقليل الإرتباط بالأفكار
و مستويات أعلى من المشاركة و حل أكثر فاعلية للمشكلات
كذلك التحكم في توقيت الإجتماعات سيمنع الناس من إستنفاذ وقتك
هذا أمر أساسي ، لأن الآخرين سيطلبون منك بإسمرار أشياءا
وهي حقيقة تتوافق بشكل جيد مع السر التاسع
تحقيق أهدافك الفورية بشكل أسرع من خلال قول لا لمعظم الأشياء
بعد كل شيئ ، في كل مرة تقول فيها نعم لشيئ ما ، فأنك تقول لا اشيئ آخر
تعد المجدف الأولمبي سارة هندرشورت
مثالا جيدا على ذلك
إنها محترفة في قول للمشاركات الإجتماعية و غيرها
مكنتها هذه المهارة المكتسبة
من التركيز على الفترة التي سبقت أولمبياد 2012 في ريو
حيث تأهلت إلى النهائيات
لقد وجدت الأبحاث أن الأشخاص الذين يميلون إلى قول لا
إستجابة لطلبات تضييع وقتهم يكونون أكثر سعادة و لديهم المزيد من الطاقة
الفصل السادس : قاعدة 80-20 و بعض الأسئلة ذاتية التأمل ستزيد من كفاءتك و رضاك
أنت تعلن الآن أنه من الضروري قضاء وقتك المحدود
في المهام التي سيكون لها أكبر تأثير
يمكن أن يساعدك السر العاشر في القيام بذلك
ينص على أنه من خلال تطبيق مبدأ باريتو يمكنك تسريع خطاك نحو النجاح
غليك ما يعنيه ذلك
في تسعينيات القرن 19 وجد الفيلسوف و الإقتصادي الإيطالي باريتو
أن 20% من نباتات البزلاء في حديقته
أنتجت 80% من القرون الصحية
لقد إستنتج قاعدة 80-20هذه في المبدأ العام
الذي يحمل إسمه الآن و يمكن تطبيقه على عدد من المجالات
على سبيل المثال ، من خلال تطبيق قاعدة 80-20 على موظفيك
قد تقرر التخلي على غالبية مندوبي المبيعات
لأنهم يمثلون أقل الموظفين آداء لديك
من هناك ، يمكنك تركيز طاقتك على 20%المتبقية
الذين يولدون بالفعل 80% من مبيعاتك
من خلال منحهم مكافآت و مستويات أكبر من الدعم
من المرجح أن تكون النتيجة النهائية هي تحسن عام في المبيعات
أو يمكنك استخدام قاعدة 80-20 في حياتك الشخصية
من خلال تحليل المهام التي تقوم بها على أساس أسبوعي
ثم تحديد أي منها له التأثير الأكبر
يمكنك أيضا إنجاز المزيد من خلال التقييم النقدي للمهام التي أمامك
تم تصميم السر الحادي عشر لمساعدتك على القيام بذلك
يقول أن الإستفادة من مهاراتك و تفويض العمل يزيد من إنتاجيتك
فقط خذ تجربة نشرت عام 2013
وجد أن 43% من العمال غير راضين عن المهام التي يؤدونها في العمل
من خلال تدريب الموظفين على الإبطاء
و طرح بعض الأسئلة على أنفسهم ، تمكن مؤلفوا الدراسة من تحديد المهام الأكثر أهمية
مما وفر 8ساعات إضافية في الأسبوع
كان السؤال الأول الذي طرحه العمال على أنفسهم هو
ما مدى أهمية هذه المهمة للشركة
ثم السؤال الثاني : هل هناك شخص آخر يمكنه إكمالها
و أخيرا : كيف يمكن إنجاز هذه المهمة إذا كان لدي نصف الوقت
الفصل السابع : تحديد المواضيع لكل يوم و إتمام المهام الصغيرة على الفور سيزيد من كفاءتك
في يوم عادي في المكتب
هل سبق لك أن واجهت صعوبة في التركيز ؟
إن ذلك حدث لمعظم الناس
هذا هو السر الثاني عشر
الذي يقول أن تجميع عملك في مواضيع متكررة كل أسبوع سيجعلك أكثر فاعلية
مثال رائع يأتي من جاك دورسي المؤسس المشارك لتويتر و مؤسس سكوار
يقول أن السر في إدارة شركتيه هو أن يكون هناك موضوع لكل يوم
مثلا في أيام الإثنين سيركز على الإدارة
الأربعاء ستخصص للتسويق
و سيتم تخصيص يوم الأحد للتفكير و النتائج
ووضع الإستراتيجية للأسبوع المقبل
مدرب ريادة الأعمل دان سوليفان مثلا
يوصي بوضع كل أسبوع على أساس 3 أنواع من الأعمال للحفاظ على تركيزك و على نشاطك
النوع الأول يسمى يوم التركيز وهو مخصص للأنشطة الحيوية مثل مهام زيادة الإيرادات
النوع الثاتي يسمى اليوم الإحتياطي
وهو مخصص لمتابعة رسائل البريد الإلكتروني و الرد على المكالمات
و عقد الإجتماعات و تفويض المهام
و القيام بالأعمال الورقية
و أخيرا اليوم الحر و هو اليوم الذي لا ينبغي القيام فيه بأي عمل
هذا النوع الأخير محجوز للإجازة و وقت الأسرة و العمل الخيري
هناك طريقة أخرى لتعزيز كفاءتك يتعلق بمعالجة المهام الصغيرة
هذا هو السر الثالث عشر
و الذي ينص على أنه يجب عليك على الفور
اتخاذ إجراء بشأن المهام التي ستستغرق أقل من 5 دقائق لإنجازها
وتجنب العودة لنفس المهمة مرارا و تكرارا
المؤلف مثلا راسلته شقيقته عبر البريد الإلكتروني
و لكن بدلا من الرد عليها
إتصل بها هاتفيا للتأكد من أنهما يستطيعان التحدث
من خلال تحديد موعد مكالمة في تقويمه
قام بتوفير الطاقة العقلية التي كان سقضيها
في محاولة تذكرها للعودة إليها
قرر التعامل مع هذه المهمة على الفور
إذا كان قد وضعها بدلا من ذلك فب قائمة مهام
أو تركها في صندوق بريده الإلكتروني ، فمن المحتمل أنه لن يتذكر أبدا معالجتها
الفصل الثامن : زيادة مستوى الطاقة لديك ، و إهتمامك بطقوس صباحية ، و تقنية بومو دورو
تخيل أنك تستيقظ في السادسة صباحا
و تتدرب لمدة 45 دقيقة
ثم تتناول وجبة فطور غنية و صحية
قد يبدو الأمرصعبا ، و لكن السر الرابع عشر يوضح سبب أهميته
ينص أن تخصيص الساعة الأولى من كل يوم لروتين الصباح سيعزز صحتك
عقلك و جسدك و روحك
في الواقع ، يعد بدأ اليوم بالتمرين طريقة رائعة لتدفق عصائرك الإبداعية
فكر فقط في الكاتب دان ميلر الأكثر مبيعا في صحيفة نيويورك تايمز
و الذي يبدأ كل يوم بالتأمل لمدة نصف ساعة
ثم ممارسة التمارين لمدة 45 دقيقة أثناء الإستماع للبرامج الصوتية
يتجنب الإطلاع على الأخبار أو النظر إلى هاتفه خلال هذا الوقت
و يخصص ساعته الأولى للتجارب الإيجابية و الملهمة
حتى أنه يقول ان أفكاره الأكثر إبداعا تأتي إليه خلال هذا الوقت من اليوم
من هنا ، يمكنك زيادة طاقتك و رفاهيتك من خلال تناول وجبة فطور صحية و شرب الكثير من الماء
هذا أمر مهم جدا بالنسبة للؤلف شون ستيفنسون
فهو يعتبر الطاقة كل شيئ
و لذلك يبدأ كل يوم بما يسميه الحمام الداخلي
إنه ببساطة يشرب الكثير من الماء النقي لتحفيز عملية التمثيل الغذائي
عن طريق التخلص من الفضلات
في الواقع ، وفقا للسر الخامس عشر
فإن الطاقة لها أهمية قًصوى
السر هو أن الإنتاجية لا تتعلق بالوقت بل بالحفاظ على التركيز و الطاقة
لهذا السبب إبتكر فرانسيسكو سيريلو تقنية بومو دورو
وهي طريقة مصممة لتقليل عوامل التشتيت و زيادة الإنتاجية
يتضمن منهجه تعيين مؤقت لمدة 25 دقيقة
وتكريس إنتباهك الكامل لمهمة واحدة لمدة 25 دقيقة كاملة
ثم أخذ استراحة لمدة 5 دقائق قبل تكرار الدورة
وجدة الكاتبة مونيكا ليونيل نجاحا كبيرا مع هذه التقنية
بعد أن أدركت أنه لم يكن لديها ساعة فراغ واحدة في اليوم
بإستخدام هذه التقنية
أعادت شحن طاقتها أثناء فترات الراحة
وحافظت على طاقة ثابتة طوال اليوم
و بمساعدة تقنيات أخرى إنتقلت من كتابة 600 كلمة في الساعة
إلى 3500 كلمة
الخلاصة : يعتبر الأشخاص الناجحون للغاية أن الوقت هو أثمن ما لديهم
من خلال تطبيق حيلهم الأكثر فاعلية في الحياة
و التي تفعل كل شيئ من تحديد أولويات المهام
إلى تعزيز طاقتك و الحفاظ على تركيزك
يمكنك بذلك الإستفادة القصوى من وقتك
قرأتم : ملخص كتاب 15 سرا يعرفه الناجحون عن إدارة الوقت بقلم كيفن كروس
